PRIMEIRO MANDAMENTO: Não cumprimentar as pessoas dizendo: “E aí, na correria??”
Por quê?
Porque o “espírito de manada” nos conduz a achar que a vida correta para o profissional do séc. XXI é viver na correria. Precisamos pensar sobre isto? Porque vivemos na correria? Este é mesmo o jeito certo de viver? Eu há alguns anos defini como meta: “Fazer tudo devagar”: Tomar banho devagar, vestir devagar, andar devagar, dirigir devagar, comer devagar...
Um dia, meus filhos já crescidos reclamaram comigo: “Mãe, vc é muito lerda!” Então, eu disse: “Obá, atingi meus objetivos”
Assisti um filme, em que o personagem passou 50 anos na prisão. Ele entrou no começo da década de 10 e saiu nos anos 60. O que mais o impressionou foi a correria: dos carros, das pessoas, o ritmo das ruas...
Gente, isto não é o certo. Temos que reverter este paradigma!
SEGUNDO MANDAMENTO: Sem planejamento é o tempo que toma conta de você. Com planejamento, é você que define o tempo.
Parar para organizar as tarefas, definir as prioridades, pensar sobre cada item são essenciais para quem quer dominar o próprio tempo e não ser dominado por ele. (Use o Excel)
1 – Liste os macro projetos que vc está envolvido neles. Inclusive os projetos da sua vida pessoal.
2 – Enumere de 1 a ... para definir as prioridades.
3 – Liste todas as ações para cada macro projeto começando pelas palavras abaixo que definem as ações: Telefonema, email, reunião, saída, pensar, no computador, delegar.
Com isto vc percebe que das 60 ações que vc tem, elas se resume na verdade a 7 ações da mesma natureza.
Mande o Excel classificar as ações. (Ele vai juntar todas que começam com telelefonema, email, reunião, saída, pensar, no computador, delegar)
Reflita sobre cada ação e analise SE É VC mesmo que tem que por a mão na massa daquela tarefa. Pergunte-se: Alguém pode fazer isto por mim? Isto é indelegável? Ou não?
Mesmo as tarefas mais simples que demoram 10 minutos para vc fazer. Some dez tarefas destas já é uma hora que vc perdeu fazendo o que outros poderiam fazer.
4 – Na sua agenda, você vai colocar no máximo 5 horas de tarefas. Deixe 3 horas livres.
E vc vai colocar por exemplo: Segunda a tarde: pensar. Terça de manhã: telefonemas e emails. Quarta-feira: Reuniões, delegar; Quinta-feira: no computador; sexta-feira de manhã: saída. Deixe segunda de manhã e sexta a tarde livre de planejamento.
3 – Mandamento: Suas tarefas de caráter pessoal entram no planejamento.
Como macro projetos você tem que colocar: Coisas Pessoais, Esposa, Ex-esposa, Filho 1, Filho 2, pais, irmãos, amigos.
Sua vida pessoal também precisa ser planejada e vc deve definir um dia certo para cada um destes itens. (A ex-esposa só as questões, burocráticas, não é? Rsss) Deste modo, você não vai ficar com a sensação de que não está dando a devida atenção a alguém importante para você.
4 – Mandamento: Ao listar os macro projetos definir o que é mais importante.
As importâncias são definidas por exemplo por prazos que não estão definidos por vc. Por exemplo: Fazer a matrícula do seu filho na escola. Existe um prazo a ser cumprido. Se há um mês para o fim do prazo, a prioridade é pequena, se há uma semana, a prioridade é média, se há um dia, é alta.
Os prazos definidos em projetos de relevância definem também as tarefas menores.
5 – Mandamento: Tenha controle das reuniões ou elas controlarão você.
Faça sempre cinco porquês. Porque precisamos desta reunião? Porque precisamos destas pessoas que vão à reunião? Porque não podemos decidir o que vai ser decidido por telefone, email ou via internet? Porque é necessário estarem estas pessoas na reunião? Porque é necessário este tempo para a reunião?
Antes da reunião defina exatamente o que vai acontecer nela como se você fosse um roteirista de televisão que tem que prever cada segundo que passa na tela. Você vai prever cada cinco minutos que vai acontecer na reunião.
Informações podem ser passadas antes, cada um deve ler antes.
Só existe necessidade de reuniões quando houver necessidade de debate das idéias. Mas, quando se chega na reunião, os participantes já devem ter claro quais são as duas ou três decisões que deverão tomar ao final do debate.
Controle o tempo de cada pessoa como se você fosse um juiz de futebol. Use o cronômetro.
6 – Mandamento: Não procrastine. Não deixe para depois. Não faça uma pessoa ter que ligar para vc 4 vezes sobre o mesmo assunto.
Você agora, vai ter um tempo para pensar. (Definimos um horário na agenda para pensar) Saia da empresa ou se isole em uma sala que nem a sua secretária saiba onde vc está. Desligue os celulares. Este será o momento mais importante da semana, pois, é neste momento que você tomará as decisões que precisa tomar. Você neste momento, irá pensar nas estratégias para atingir os objetivos. Toda semana pense nas principais decisões ou iniciativas que você tem que ter.
7 – Mandamento: A tecnologia existe para MELHORAR A NOSSA PERFORMANCE e não para diminuir a nosso tempo.
Aprenda a desligar os celulares, a visitar o computador e os emails apenas em alguns horários. DESLIGUE-SE!
Nas reuniões, desligue para valer os celulares, nada de vibracall, inclusive, nos encontros pessoais: com os filhos, os pais, e a esposa...
Todo domingo a noite pode ver os emails de pensamentos, textos interessantes, fotografias... Não faça isto durante a semana.
Faça reuniões pelo skipe. Ninguém gosta de demorar em reuniões no computador. Portanto, elas são mais objetivas.
8 – Mandamento: O planejamento não é um gelo congelado. Ele é como uma “amoeba” : vai se adequando ao que for acontecendo..
Na medida que você se habituar a planejar, você conseguirá reordenar as tarefas com tranqüilidade e quase naturalmente. Não fique tenso, por não cumprir tudo que vc planejou pois, sempre tem os imprevistos.
9 – Mandamento: As tarefas têm que caber no seu horário de trabalho.
Se as tarefas não estão cabendo no seu horário de trabalho é porque existe algum problema em você: Você não está sabendo negociar suas responsabilidades com a sua liderança, você não está delegando o que pode delegar. Você não está dizendo não. Você não está organizando as reuniões antes delas acontecerem. Você não está no comando do seu celular, email, redes sociais. Tudo começa e termina em você.
10 – Mandamento: Você precisa do ócio.
Você precisa aprender a delegar para que ou tenha tempo para novas tarefas ou tenha tempo para gazetear, não fazer nada, pensar, refletir, ficar a toa, jogar conversa fora, observar uma planta brotar, admirar o azul do céu. Quando desmarcarem uma reunião com você, não coloque nada no lugar. (já não está tudo planejado) Não precisa adiantar as coisas. Vá ficar sem fazer nada naquele horário.
Tenho certeza, que é daí que sairão as melhores idéias!
